7 consejos prácticos para estropear la relación con los clientes por email

En Internet, eres anónimo, uno más de los cientos de miles de blogs y websites que pululan por la red. Vuestros amigos y compañeros pueden saber que eres un trabajador incansable, pero para mi y para vuestros potenciales clientes, cuando te vemos por primera vez eres simplemente un texto en una pantalla, texto de un email o de un post en un forum. Para suprimir este estatus de anónimo y pasar al rango de website de calidad, una sola palabra: confianza. Y para ello, ¿qué mejor que entablar una relación con vuestros potenciales clientes por email?…

Compro bastantes cosas por Internet y más de una marca o compañía me han dejado alucinado y por desgracias, nunca llegaré a saber si podría haber mantenido una relación con ellos ya que en pocos días cometieron una o varias de las 7 tácticas para ahuyentar a la gente por email…

7 consejos para ahuyentar a vuestros clientes potenciales y actuales por email

• Consejo nº1: Enviar un e-mail desde una dirección encriptada. No hay nada menos profesional que enviar un email como “Mortal74” o “BiGiis_8”. Las direcciones de email de este tipo parecen que pertenecen a alguien joven y despreocupado o a un spammer. Como mínimo debemos mostrar nuestro apellido y nombre, o bien el de nuestro negocio. Proporcionar información de contacto y unos breves datos sobre vosotros. Si nadie sabe quien sois, es muy poco probable que quieran hacer negocios vosotros. También están los que se inventan personas ficticias para dar imagen humana a las empresas, lo que particularmente me parece ridículo, ya que parece como si no quisiéramos dejar claro quienes somos o nos diera miedo ir de frente y, esto mismo sucede con muchos blogs corporativos, pero eso es otra historia.
• Consejo nº2: Enviar un email que apenas contiene información. Buscando información sobre un tratamiento medico estético concreto (estaba haciendo benchmarking), me leí la totalidad de las preguntas frecuentes (FAQ) y deseaba más información por lo que contacte por email con el centro medico, explicando que me había leído todas la FAQ pero que necesitaba más información. Como respuesta recibí dos líneas con un copia y pega de su website y un enlace al FAQ. Es un ejemplo pero existen muchos casos similares.
• Consejo nº3: Enviar gran número de emails. Esto puede tener dos efectos: o bien, el email irá directamente a la bandeja de SPAM o bien, será suprimido directamente por el cliente o potencial cliente, “¡otra vez estos!”. Tenemos que tener en cuenta de que vivimos en un mundo muy ocupado, donde la gente tiene muy poco tiempo para analizar toda la información que recibe, por lo que no podemos estar enviándoles 4 o 5 emails a la semana. Lo primero es tener claro lo que queremos comunicar y una buena frecuencia, que podría ser como máximo 3 o 4 emails al mes, salvo en el caso de una promoción o el lanzamiento de un nuevo producto o servicio.
• Consejo nº4: Enviar emails de contenido o naturaleza personal. Jamás de los jamases enviar bromas o gracias por correo electrónico o anécdotas personales a alguien con el que buscáis una relación comercial (cliente, potencial cliente, partner). Este no es un comportamiento profesional e incluso puede ser algo molesto. Numerosos negocios intercambian información y esta muy bien, pero debe hacerse con moderación y cuidado. Existe una frontera muy fina entre el intercambio de información útil y el “acoso” por email. No la crucéis.
• Consejo nº5: Enviar un email grupal y olvidarnos de utilizar la copia oculta. Me di cuenta de esto en un curso en el que deje mi dirección de email. Unos días más tarde recibí una oferta con el regalo de los emails de los otros 200 participantes! La política de confidencialidad esta para respetarla. Aseguraros de que la información de vuestros clientes este segura con vuestra empresa.
• Consejo nº6: Enviar un email que no habéis releído. Soy consciente que normalmente vamos acelerados pero eso no es excusa para enviar un borrador en lugar de una versión repasada, corregida y definitiva. Releed el mensaje para aseguraros de que el destinatario pueda responder correctamente y que no hay faltas, para que el potencial cliente o cliente pueda responder a lo que le preguntáis o actuar como deseáis. En caso contrario, podéis tener quejas o falta de resultados, ¿os imagináis un enlace roto durante una venta flash por email?… pues lo dicho.
• Consejo nº7: Enviar email demasiado entusiasta o muy austero. Existen los dos tipos de comportamiento, aquellos que “están tan emocionados de conoceros que no pueden parar de gritar” y los que aparentemente están tan centrados o absortos en sí mismos que no tienen ni la cortesía del saludo. Mi consejo: en medio esta la virtud. Sed simpáticos y profesionales, y no iros a los extremos en los emails.

Conclusión

Si no queréis hacer huir a la gente con vuestros emails debéis evitar estas siete malas prácticas. Sobre todo, debéis discutir sobre el quién, que, cuando, donde, como y porque de vuestro mensaje y no olvidar el incluir toda aquella información que ayude a vuestro futuro partner a conoceros mejor o vuestro potencial cliente a realizar una determinada acción: un enlace hacia un website, lectura de artículos que habéis escrito, completar encuestas, etc. No sed muy insistentes o agresivos en los emails, y evitad la sobre o infra comunicación. Con el tiempo y el prueba-error, acabaréis redactando emails que originen acción o respuesta por parte de los destinatarios. Y cuando esto llegue, ya estaréis por el buen camino para mantener relaciones de negocio fructíferas en Internet y obtener la confianza de vuestros interlocutores.

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